Ahdistaako omat kasvot kuvaruudulla etäpalaverissa, etkö tiedä, ketkä ovat paikalla tai kenellä on seuraavaksi puheenvuoro tai minne kollega lähti mitään ilmoittamatta? Tuttuja tilanteita etätyötä tekeville. Jyväskylän ja Oulun yliopisto tekevät parhaillaan tutkimusta, jossa pyritään etäpalaverien kuormittavuuden vähentämiseen ja hyödyllisyyden lisäämiseen.
Tutkimusryhmään kuuluvat muun muassa apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri sekä projektitutkija Mikko Pohjola.
Tutkimuksen piti olla alun perin erilainen eli olisi tutkittu tavallisten palavereiden vuorovaikutusta, mutta korona muutti täysin tutkimuksen suunnan.
– Yhtäkkiä monet työtavat muuttuivat. Se oli aika lailla tilanne, että heitetään veteen ja sanotaan ”opettele uimaan”. Yrityksissä ei ollut käytänteitä etäpalavereiden pitämiselle. Pikkuhiljaa vuosien aikana työtavat ovat hioutuneet, ja on opittu toimimaan paremmin etätyössä, Mikko Pohjola sanoo.
Yksi käytännön asia, joka voi vaikuttaa olennaisesti etäviestintään on se, jos äänen tai kuvan välittymisessä on viivettä.
– Se voi vaikeuttaa viestien tulkintaa ja voi tulla hankalia tilanteita puheenvuorojen ottamisessa. Etävälitteisessä keskustelussa on myös vaikea tietää, mihin keskustelukumppanin katse kohdistuu ja oman kuvan näkeminen kuvaruudulla on monille kuormittavaa, Pohjola toteaa.
Etäpalavereissa on hänen mukaansa vähemmän spontaania toisten puheenvuoroihin vastaamista.
Virpi-Liisa Kykyri jatkaa, että jos mikki on auki vain hänellä joka puhuu, luonteva keskustelun myötäily pikkusanoilla, kuten ”joo” ja ”niin” jää pois. Varsinkin, jos kamera ja mikki ovat kiinni, osallistujan viesti ei välity muille. Jotta palaute välittyisi ja keskusteluun saadaan läsnäolon tuntua, kamera kannattaa pitää auki aina, kun se on mahdollista.
– Videopalavereita on myös työpaikkahaastatteluissa. Tutkimuksissa on todettu, että ihmisten on vaikeaa hallita itsestään antamaa vaikutelmaa videohaastattelussa. Pohdinta millaisen kuvan antaa itsestään, tulee harmillisen paljon tietoiseksi videohaastattelussa, Kykyri toteaa.
Vaikka kamera olisi etäpalaverissa päällä, saatava informaatio on rajallisempaa kuin yhteisessä tilassa tavatessa, sillä kamerakulma rajaa mitä näkyy.
– Videovälitteisestä puuttuu se osa kehollisesta vuorovaikutuksesta minkä aistimme kasvokkaisissa tilanteissa. Vaikkapa tunnelman aistiminen on melkein mahdotonta videopalavereissa, Kykyri sanoo.
Mikko Pohjola pitää tärkeänä sitäkin miten tullaan etäpalaveriin eli onko siihen siirtymän mahdollisuus. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että voi hetken aikaa miettiä tulevaa palaveria ja pitää työssään pienen tauon ennen sitä.
– Monissa organisaatioissa onkin otettu käyttöön 50 minuutin palaverit.
Etäpalavereissa olisi tärkeää palaverin rakenteen ja ajankäytön selventäminen osallistujille.
– Puhujalle voi olla tosi kiusallista tai hankalaa, jos ei tiedä ketkä kaikki ovat oikeasti kuulolla, kun ruudulla on vain nimikirjaimet. Palavereissa on kohteliasta pitää kamera auki, ja jos lähtee pois, kertoo miksi joutuu poistumaan. Kasvotusten tapaamisessa ei lähdetä sanomatta kesken pois. Jos jotain häiriötä tulee vaikkapa kotona taustalla, niin se kerrotaan muille. Jos osallistuja irrottautuu kesken etäpalaverin tekemään jotain muuta, muut kokevat, ettei asia olekaan tärkeä, Mikko Pohjola kertoo.
Yhteisissä palavereissa on tärkeää kokemus, että tulemme kuulluiksi.
– Tutkimuksemme osallistujat arvioivat erityisen hyödyllisiksi keskustelut, joissa osallistujat puhuivat omakohtaisesti sekä liittivät oman puheensa siihen, mitä muut olivat sanoneet. Tällainen puhetapa auttoi keskittymään kaikkia kiinnostaviin asioihin ja samalla se rauhoitti keskustelua, Virpi-Liisa Kykyri sanoo.
Kun tutkimus on valmis, pyritään tietoa viemään hyvin laajasti työelämään, erilaisiin tilaisuuksiin ja koulutuksiin.